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政府采购竞争性谈判程序

来源:  发布时间:2009-02-26 16:17  作者:
 
一、签订委托协议
采购人根据政府采购监督管理部门下达的《政府采购计划下达函》和批复的政府采购方式,与政府集中采购机构或政府采购代理机构(以下统称代理机构)签订委托协议,委托其办理政府采购竞争性谈判事宜。
属于部门采购范围的采购项目,采购人具备部门采购条件的,经政府采购政府采购监督管理部门批准,比照本程序组织竞争性谈判活动。(财政部18号令第十一条)
二、成立谈判小组
1、代理机构在政府采购监督管理部门监督下从政府采购评审专家库中随机抽取专家组成谈判小组。谈判小组由采购人代表和经济、技术等方面的专家3人以上单数组成,其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。同时抽取2人以上候补专家。专家库不能满足需求时,可以由采购人、代理机构从专家库外按3﹕1的比例提出推荐人选,推荐人选经政府采购监督管理部门审核后,从中抽取谈判专家。
2、对与谈判专家有利害关系的政府采购项目,政府采购监督管理部门、代理机构或采购人可要求相关谈判专家回避。
三、编制谈判文件
1、采购人向代理机构提供详细的采购项目需求、技术参数等相关资料,代理机构根据《政府采购计划下达函》、委托协议和相关资料编制谈判文件。谈判文件中应该包括谈判须知、谈判文件递交截止时间、地点、谈判需求、技术要求、谈判顺序确定方法、谈判程序、成交标准等,并载明确定符合采购需求、质量和服务相等的方法和标准。(财政部18号令第十八条、第二十二条)
2、代理机构将谈判文件送谈判小组审核。谈判小组审核谈判文件中的商务、技术、服务要求是否存在歧视性条款或不合理条件,是否有3家以上潜在投标人参与竞争等。谈判小组审核后出具书面报告。谈判小组提出修改意见后代理机构修改谈判文件。(鄂财采发[2007]3号第四条)
3、代理机构将谈判文件送采购人确认,采购人审核后在谈判文件上签署确认意见。(鄂财采发[2002]5号第十一条)
四、谈判文件备案
代理机构在竞争性谈判公告发布前2个工作日,将经采购人确认的谈判文件报政府采购监督管理部门备案。政府采购监督管理部门在备案时发现谈判文件中的有关内容不符合政策性、公正性、准确性,或带有明显倾向性、排斥性,以及未能清晰载明评审标准等情况时,提出书面修改意见交代理机构,代理机构商采购人修改谈判文件后,再报政府采购监督管理部门备案。(鄂财采发[2005]4号第二条、财库[2007]2号第六条)
五、发布竞争性谈判公告
谈判文件备案后,代理机构在财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布竞争性谈判公告,公布谈判项目需求、响应供应商资格条件、资格审查内容、日期、地点等,公告的时间不得少于5个工作日。
六、确定邀请参加谈判的供应商名单
1、响应供应商携带要求提供的资格证明资料,在规定的时间、地点接受资格审查。资格审查过程由代理机构指定专人负责记录,并存档备查。(财政部18号令四十二条)
2、谈判小组对响应供应商进行资格审查。从符合相应资格条件的供应商中确定不少于3家的供应商参加谈判。经资格审查,响应供应商中符合资格条件不足3家的,谈判活动停止。采购人调整供应商资格条件或采购需求,提出新的采购方案,代理机构重新组织谈判活动。
3、代理机构向符合资格条件的供应商提供谈判文件。谈判文件开始发出之日起至响应供应商提交响应文件截止之日止,不少于5天。
七、谈判时间变更
代理机构如需变更谈判时间的,应当在提交响应文件截止时间2天前,将变更时间书面通知所有谈判文件收受人。
八、递交响应文件
1、供应商按照谈判文件要求,编制响应文件,在谈判文件规定的时间、地点将响应文件密封送达。
2、代理机构收到响应文件后签收保存。
3、供应商在响应文件递交截止时间前,可以对所递交的响应文件进行补充或者撤回,并书面通知代理机构。(财政部18号令第三十一、三十二条)
九、谈判准备
1、代理机构按谈判文件规定的时间、地点组织谈判。政府采购监督管理部门及有关部门可以视情况到现场监督谈判活动。
2、响应供应商在谈判现场检查响应文件的密封情况并签字确认。代理机构拆封响应文件,谈判小组验证各响应供应商代表或委托授权人的身份。响应供应商代表或委托授权人身份与响应文件不符的、响应文件未按要求加盖公章的,谈判小组有权拒绝该响应供应商参加本次谈判。谈判前,代理机构不得公布各响应供应商的报价。
经符合性检查,合格响应供应商不足3家,或至截止响应时间响应供应商不足3家的,谈判活动终止,报政府采购监督管理部门备案后重新组织谈判活动。
3、各响应供应商代表或委托授权人采用抽签或递交谈判文件时间顺序等方式决定谈判顺序。
4、各响应供应商退场等候。代理机构宣布谈判纪律和谈判工作规则,并印发各谈判专家遵照执行。谈判专家签署《政府采购项目评标专家承诺书》,推选谈判组长。(鄂财采发[2005]11号第十二条、财库[2007]3号)
5、谈判小组对合格响应文件进行阅读和比较,初步了解各响应供应商的响应方案特点,做好谈判准备。(财政部18号令第五十六条)
十、谈判
1、第一轮谈判
谈判小组按已确定的谈判顺序,与单一供应商分别就符合采购需求、质量和服务等进行谈判,并了解其报价组成情况。
谈判中,谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。(《政府采购法》第三十八条)
代理机构对谈判过程和重要谈判内容进行记录,谈判双方在记录上签字确认。
谈判小组一致确定响应供应商符合谈判文件要求的,按谈判文件设定的方法和标准确定成交候选人。第一轮谈判谈判小组未能确定成交候选人的,对谈判文件修正后进行第二轮谈判。
2、谈判文件修正
⑴、第一轮谈判结束后,各响应供应商退场等候,谈判小组进行合议。根据第一轮谈判掌握的情况,可以对谈判文件进行修改,确定采购内容的详细规格或具体要求,优化采购方案。(《政府采购法》第三十八条)
⑵、代理机构通知响应供应商集中,谈判小组强调调整后的采购要求,将谈判文件的修改结果以书面形式通知响应供应商,向响应供应商提供较充分的修正时间。(《政府采购法》第三十八条)
⑶、响应供应商根据第一轮谈判情况和谈判文件修改书面通知,对原响应文件进行修正,并将修正文件签字(盖章)后密封送交谈判小组。逾时不交的,视同放弃谈判。修正文件与响应文件同具法律效应。(实际)
3、第二轮谈判
谈判小组就修正后的响应文件与响应供应商分别进行谈判。代理机构对谈判过程和重要谈判内容进行记录,谈判双方在记录上签字确认。谈判小组按谈判文件设定的方法和标准确定成交候选人。
第二轮谈判谈判小组未能确定成交候选人的,对谈判文件修正后进行第三轮谈判。以此类推。
4、最后报价
成交候选人作最后报价,密封递交谈判小组。谈判小组按报价从低到高排序,推荐成交候选人顺序,形成谈判报告。
5、响应供应商的报价均超过了政府采购预算,采购人不能支付的,谈判活动终止;终止后,采购人需要采取调整采购预算或项目配置标准等,或采取其他采购方式的,应当在采购活动开始前获得政府采购监督管理部门批准。(财政部18号令第五十七条)。
6、谈判过程由代理机构指定专人负责记录,并存档备查。 (财政部18号令四十二条)
十一、确定成交供应商
代理机构在谈判结束后将谈判报告送采购人。采购人收到谈判报告后,根据谈判报告推荐的成交候选人按报价最低的原则确定成交供应商,也可以事先授权谈判小组直接确定成交供应商。5个工作日内,采购人没有书面回复的,代理机构可确定排序第一的成交候选人为成交供应商。(财政部18号令第五十九条、鄂财采发[2007]3号)
十二、发布成交公告
成交供应商确定后,代理机构在政府采购指定媒体上进行公告,公告期为7个工作日。 (财政部18号令第六十二条)
十三、发出成交通知书
1、发布成交公告的同时,代理机构向成交供应商发出成交通知书。并将成交结果通知所有未成交的响应供应商。
2、成交通知书发出后,采购人改变成交结果,中标供应商放弃成交的,应承担相应的法律责任。(财政部18号令第六十二条)
3、成交公告发布期内,供应商有对成交结果、谈判过程有质疑的,代理机构、政府采购监督管理部门政按政府采购质疑和投诉程序受理、答复和处理。
十四、谈判资料备案
代理机构在谈判报告形成后3个工作日内,将谈判报告、谈判专家评审表、《政府采购评审专家评标情况反馈表》等资料报政府采购监督管理部门备案。(财政部18号令第五十四条、鄂财采发[2005]4号第三条)